概述

    實驗室采購的東西很多，包括檢測設備、儀器硬件、軟件、流程性材料（即與檢測有關的試劑和消耗材料）和服務以及他們的組合。

為了確保采購過程處于受控狀態，保證所采購的產品滿足規定的質量要求。因此制定相應的采購管理規定很重要。

    一般采購管理需要有相關人員負責，首先是實驗室相關部門負責采購的提出，實驗室技術負責人負責供應商的評價及采購文件的審核，辦公室負責供應商的調查及采購的實施，然后實驗室主任或者第一負責人負責采購的批準，進料由相關檢測室負責檢驗。

一、供應商的選擇

    選擇和購買重要的消耗品、供應品，通過ISO9001認證的供應商應優先考慮。檢測設備則需有CMA標志。

    對提供影響檢測質量的重要消耗品和計量服務的供應商，需由辦公室負責人對其進行調查，并將調查結果記錄于《供應商評價表》，經技術負責人評價后，由主任決定是否列為合格供應商。

供應商評價包括以下內容：

1、被提名供應商的資信能力；

2、供應商的供貨業績；

3、供應商的質量保證能力；

4、價格；交貨情況；服務情況等。

對于提供計量服務的供應商除須進行評價外，還應符合以下要求：

1、資格：該項目已通過國家實驗室認可或有計量授權。

2、測量能力：其測量不確定度滿足校準鏈的規定要求。

3、溯源性：測量結果能溯源到國際或國家基準。

辦公室負責人將合格的供應商登錄于《供應商一覽表》。

二、采購流程

    購買實驗室分析儀器或其他供應品時，由相關部門負責人填寫《委托采購申請表》，并交技術負責人對其內容進行審核，報主任批準后由辦公室負責執行。

1、詢價和比價

辦公室負責人應向合格供應商詢價，比價時要求兩家以上的供應商提供價格，選擇品質、成本、交貨日期及售后服務等符合本單位要求的供應商。若供應品和技術獨占市場則不在此限之內。

2、訂購

當辦公室負責人采購對檢測結果有影響的物品或設備時，需向供應商清楚、詳細地描述技術要求，包括型式、類別、等級、規格、數量、圖紙等信息。

3、采購進度管理

辦公室負責人應按《委托采購申請表》要求的交貨日期跟催采購進度，如有延期，需及時通知申購部門。

4、進料的品質管理

    由辦公室負責人組織申購檢測室人員依據裝箱單對設備包裝、外觀是否完好，型號、部件與說明書是否一致，是否有生產廠商的出廠檢驗合格證等，有合同或協議的還需校對合同或協議條款等方面進行驗收。

    設備申購檢測室的驗收人員，必需熟讀設備使用說明書并詳細了解設備結構、工作原理、安全注意事項并嚴格按照使用說明書的要求，對儀器設備進行性能檢測驗收。

    需檢定的進行檢定，設備調試運行正常后錄入《檢測儀器設備一覽表》進入檢定周期。設備調試運行不合格的由辦公室負責退回給供應商。

    相關檢測室應查對消耗性材料及設備的零配件包裝、數量、外觀及有無出廠檢驗合格證等，必要時還要對某些消耗性材料進行現場試用檢驗。 

    設備驗收后，由驗收人員將結果記錄于《設備驗收單》，消耗材料的驗收結果記錄于《進料檢驗報告》。進料檢驗不合格的材料不能投入使用，由辦公室及時退回給供應商。進料檢驗合格的材料應由辦公室負責人進行入庫保存。

5、服務的驗證

    由技術負責人會同申購部門在服務現場驗證，或對其校準產生的證書進行評價。

6、設備材料存儲 

    入庫后的消耗品應遵循消耗品說明書中的要求和規定進行貯存。對有危害的消耗品應實施安全隔離。對怕擠、怕壓的消耗品應限制疊放層數。

    對有溫度、濕度要求的消耗品應建立貯存環境以及對貯存環境的監控手段和設施，必要時應規定進行環境記錄。必要時組織復驗，合格方可使用。